Gestion des documents
Vous trouverez ci-dessous quelques informations pour bien gérer vos documents.
Quand peut-on se débarrasser d'un document ?
Assurance
| Quoi ? | Pourquoi ? | Délai ? |
| Avis d'échéance et justificatif d'assurance vie | 5 ans | |
| Contrats d'assurance habitation et auto | Votre responsabilité peut être recherchée pendant dix ans. Vous devez donc conserver les contrats qui la couvrent pendant au moins aussi longtemps. |
10 ans |
| Contrats d'assurance-décès et d'assurance-vie |
L'important, c'est que les personnes bénéficiaires du contrat en retrouvent la trace. |
A vie |
| Cotisations d’assurance-vie | Si vous bénéficiez d'un crédit d'impôt lié au versement d'une prime d'assurance-vie |
5 ans |
| Dossier de sinistre | Courriers et versements doivent être conservés dix ans après la fin de l'indemnisation... mais plus longtemps si des séquelles (médicales) sont à craindre. |
10 ans A vie |
| Quittance des primes d'assurance |
Votre assureur n'a que deux ans pour les contester. | 2 Ã 5 ans |
| Résiliation contrat assurance | Conservez le double du courrier et l'avis de réception. |
2 ans |
Banque
| Quoi ? | Pourquoi ? | Délai ? |
| Bordereau versement | La seule preuve de remise d'espèces | 10 ans |
| Chèque | II est imprudent de laisser ainsi traîner un chèque. | 1 ans |
| Chéquiers (talons) | La banque ne les garde que 10 ans. Talons de chèques et relevés bancaires doivent être gardés 10 ans, délai pour faire rectifier une erreur. 30 ans pour servir de commencement de preuve. Exemple, si vous avez prêté de l'argent par chèque à un membre de votre famille, sans établir de reconnaissance de dette. |
30 ans |
| Justificatifs paiement intérêts d'emprunts |
5 ans | |
| Prêt à la consommation | Il doit être conservé de 2 à 10 ans à règlement de dernière échéance. |
2 ans |
| Prêt immobilier | Contrats et justificatifs de remboursements de crédits immobiliers ( à l’ultime échéance). |
10 ans |
| Relevé de compte bancaire | Surtout, n'oubliez pas de les vérifier avant classement. Talons de chèques et relevés bancaires doivent être gardés 10 ans, délai pour faire rectifier une erreur sur votre compte. Voire 30 ans pour servir de commencement de preuve. Ex : prêt d’argent par chèque sans établir de reconnaissance de dette. |
10 ans |
| Relevé de CCP | 2 ans | |
| Talons de chéquiers | Voir chéquiers | 30 ans |
| Talons de mandats et virements | 2 ans | |
| Valeurs mobilières | Délai pour réclamer coupons, intérêts et dividendes... Gardez les avis d'opéré pendant la détention des titres. |
5 ans |
Impôts et taxes
Â
| Quoi ? | Pourquoi ? | Délai ? |
| Avertissement du percepteur | 5 ans | |
| Déductions fiscales | Conservez les justificatifs. | 3 ans |
| Déclarations de revenus | En cas de reprise consécutive à une erreur de l'administration ou de redressement, après une réclamation au fisc. |
6 ans |
| Impôts locaux (avertissement) | Le délai de reprise de l'administration expire le 31 décembre de l'année qui suit. |
2 ans |
| Impôt sur le revenu (justificatif) | Vous devez garder, pendant 4 ans au moins, le double de votre déclaration de revenus ainsi que tous les justificatifs. Délai durant lequel l'administration peut rectifier une erreur d'imposition. Attention, ce délai peut être parfois étendu de 1 à 10 ans, par exemple si les services fiscaux relèvent une omission de déclaration de votre part. |
4-10 ans |
| Impôt sur la fortune | En cas d'absence de déclaration, délai porté à dix ans ! | 3 ans |
| Preuve du paiement des impôts |
Plus longtemps donc que les justificatifs de revenus. | 4 ans |
| Redevance télévision | On l'oublie, la redevance est une taxe fiscale... | 3 ans |
Famille
| Quoi ? | Pourquoi ? | Délai ? |
| Contrat de mariage | Le notaire peut délivrer une copie. Il définit les avantages réciproques que s'attribuent les époux. |
À vie ou jusqu'à dissolution |
| Donations | Des preuves à conserver pour éviter les litiges lors de l'ouverture de la succession...ou face au fisc ! |
À vie |
| Jugement de divorce | Il peut être exigé à tout moment par différentes administrations. |
À vie |
| Livret de famille | En cas de divorce, en demander une copie. Il prouve les liens de parenté, sert à établir les documents d'état civil et à renouveler les papiers d'identité |
À vie |
| Pension alimentaire | Justificatifs de paiement. Pièces justificatives de droits à pension alimentaire |
5 ans 30 ans |
| Reconnaissance de dette | Ce délai court après la fin du remboursement. | 30 ans |
| Rentes viagères | Justificatifs de paiement. Pièces justificatives de droits à rente viagère |
5 ans 30 ans |
| Testament | À vie |
Â
Logement
| Quoi ? | Pourquoi ? | Délai ? |
| Actes de propriété / Titre de propriété |
Au moins aussi longtemps que vous ne revendez pas… | À vie |
| Baux de location | Après le départ | 5 ans |
| Charges de copropriété | Même délai pour les correspondances avec le syndic. |
10 ans |
| Contrat de location | Délai pour contester loyers et charges (quittance et état des lieux). |
5 ans |
| Construction | Tout document la concernant | 10 ans |
| Engagement de location | Toute la durée de la location |
|
| État des lieux | Remboursement dépôt garantie |
|
| Factures d'eau | Pour faire face à une réclamation | 2 ans |
| Factures de téléphone | 3 ans pour le FISC. | 1 à 3 ans |
| Factures de travaux | C'est le même délai qu'en matière de garantie décennale |
10 ans |
| Factures constructeurs, entrepreneurs |
Gros travaux | 30 ans |
| Factures EDF/GDF | Elles servent de preuve en cas de rectification ou de réclamation. |
5 ans |
| Testament | À vie | |
| Procès-verbaux ass. générales | 10 ans | |
| Quittance fermage | 5 ans | |
| Quittances de loyer et charges | Conservez les 5 ans après avoir quitté un appartement loué |
5 ans |
| Règlement de copropriété | Même durée pour les comptes rendus d'assemblée générale. |
À vie |
| Relevé de charges | 5 ans | |
| Relevés charges de copropriété |
10 ans |
Professions règlementées / Honoraires
| Quoi ? | Pourquoi ? | Délai ? |
| Agent immobilier | Leurs honoraires sont libres : soyez précis dans l'acte | 10 ans |
| Architecte (honoraires) | 30 ans | |
| Avocat | Salaires et frais, (affaire terminée). Salaires et frais, (affaire non terminée). Honoraires de consultation et de plaidoirie |
2 ans 5 ans 30 ans |
| Facture des prestations de services |
En cas de contestation d'une prestation réalisée par un commerçant. En cas de contestation d'une prestation réalisée par un artisan. |
10 ans 30 ans |
| Honoraires des professeurs | Pour les leçons particulières payables mensuellement Pour les leçons particulières payables par trimestre ou par an |
6 mois 5 ans |
| Huissier | Délai d'un an si vous êtes client de l'huissier. Si vous êtes poursuivi par lui, ne laissez pas filer le temps ! |
1 an |
| Notaire | Frais pour un acte relatif à un décès, le délai part du décès. Actes notariés |
5 ans À vie |
Santé
| Quoi ? | Pourquoi ? | Délai ? |
| Accident du travail | Tout document le concernant | À vie |
| Bordereau de Sécurité Sociale | Ce délai s'applique à la Sécurité Sociale en cas de reprise de trop perçu. |
2 ans |
| Carnet de santé des enfants | jusqu'à la majorité |
|
| Carnet de vaccination | À vie | |
| Carte de groupe sanguin | À vie | |
| Certificats médicaux | Radiographies, analyses, carnets de santé, etc. seront utilement consultés, en cas de récidive de l'affection. |
À vie |
| Examens médicaux | Aussi longtemps que nécessaire | À vie |
| Frais de séjour | Hôpital Clinique privée Pour un établissement public doté d'un comptable public |
30 ans 10 ans 4 ans |
| Justificatifs de paiement des frais et honoraires |
2 ans | |
| Ordonnances | À conserver au moins jusqu'à la fin du traitement. Une action en responsabilité (paiement des honoraires contre un médecin n'est, en revanche, prescrite qu'au bout de trente ans.) |
2 ans |
Vie professionnelle
| Quoi ? | Pourquoi ? | Délai ? |
| Accident du travail | Tout document le concernant | À vie |
| Allocations chômage | Les Assedic peuvent réclamer un trop perçu sur cinq ans. |
À vie |
| Avis de paiement de retraite | En cas de contestation ou de révision de la pension, qui peut entraîner le rappel des montants impayés. |
5 ans |
| Bulletins de salaire | Pour votre retraite, vous devrez justifier vos revenus. Ils attestent du versement des cotisations sociales de la retraite |
À vie |
| Contrat/Certificat de travail | Dans l'éventualité d'une maladie professionnelle reconnue tardivement |
À vie |
| Justificatifs de paiement des cotisations de Sécurité sociale et de retraites |
Pour les artisans et commerçants | 3-5 ans |
| Relevés de points des caisses de retraites |
Pour le calcul de votre retraite, classez méthodiquement tout ce qui a trait à l’activité professionnelle. |
30 ans |
| Retraite | Tous les papiers la concernant | À vie |
| Titres de pension | Pour la pension de réversion du conjoint survivant | 2ans |
Vie scolaire
| Quoi ? | Pourquoi ? | Délai ? |
| Diplôme | À vie | |
| Dossier scolaire | Pendant la durée des études |
Véhicule
| Quoi ? | Pourquoi ? | Délai ? |
| Contraventions | La prescription des poursuites est d'une année, mais celle des peines ne s'éteint qu'au bout de deux années |
2 ans |
| Facture d'achat automobile | De toute façon, aussi longtemps que dure la garantie. |
2 ans |
| Facture de réparation automobile |
Ce délai démarre à partir de la revente (vices cachés). |
30 ans |
Divers
| Quoi ? | Pourquoi ? | Délai ? |
| Bon de garantie | Durée de vie des objets | |
| Devis | Jusqu'Ã la facture |
|
| Factures | Appareils électroménagers. Appareils photos, montres. Factures de transporteur, de ramonage Objets de valeur Travaux ou réparation par un artisan Travaux ou réparation par un commerçant |
2 ans 1 an 1 an À vie 30 ans 10 ans |
| Justifications des salaires (employés de maison...) |
Doubles émargés par eux | 5 ans |
| Justif cotis. Assedic | 5 ans | |
| Livret militaire | À vie | |
| Notes d'hôtels, Restau. traiteurs |
Sauf frais réels | 6 mois |
Pour les sociétés
| Quoi ? | Pourquoi ? | Délai ? |
| Documents et pièces comptables |
Livres et registres comptables | 10 ans |
| Pièces justificatives | 10 ans | |
| Factures | 10 ans | |
| Huissier | 1 an | |
| Devis | Jusqu'Ã la facture |
|
| Documents relatifs au personnel |
Livre de paie | 5 ans |
| Registre du personnel | 5 ans | |
| Bulletins de salaires, reçus pour solde de tout compte |
5 ans | |
| Documents relatifs aux charges sociales | 5 ans | |
| Documents relatifs aux vérifications et aux contrôles au titre de l'hygiène et de la sécurité |
3 ans | |
| Statuts de la société | 30 ans | |
| Pièces modificatives de statut | 30 ans | |
| Registre des mouvements de titres | 30 ans |
